ZAPYTANIE OFERTOWE NA PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO

Polski Związek Głuchych Oddział Pomorski składa zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu wraz z wykonaniem raportu, do projektu pn. „Niesłyszący w drodze do aktywności i samodzielności”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na podstawie Umowy nr ZZO/000391/11/D zawartej w dniu 04.05.2022r. w Gdańsku w ramach Konkursu 1/2021”Sięgamy po sukces”.

I. ZAMAWIAJĄCY:

Polski Związek Głuchych Oddział Pomorski
ul. Pniewskiego 8, 80-246 Gdańsk
NIP: 957-00-00-823
Telefon: 58/341-96-25
e-mail: mariola.stancel@pzggdansk.pl

II. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ORAZ ZAKRESU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu „Niesłyszący w drodze do aktywności i samodzielności”.
Zakres audytu obejmuje drugi okres finansowania projektu, tj. 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2024 r.
Audyt musi być przeprowadzony do 31.03.2024r.
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania są kwalifikowalne, a zadanie jest realizowane zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

III. INFORMACJE O PROJEKCIE:

Celem projektu jest: nabywanie, rozwijanie i doskonalenie umiejętności niezbędnych do samodzielności w życiu społecznym. Rozwój kompetencji komunikacji i zwiększenie umiejętności
radzenia sobie w sytuacjach trudnych. Wyrabianie zaradności osobistej i pobudzenie do aktywności społecznej.
Projekt jest 3 – letni, realizowany w terminie 01 kwietnia 2022 r – 31 marca 2025 r.
Okres projektu podlegający audytowi: 1 kwiecień 2023r. – 31 marca 2024r.
Wartość projektu: 421 200,00 zł (czterysta dwadzieścia jeden tysięcy dwieście złotych 00/100)
Wartość dofinansowania: 416 988,00 zł (czterysta szesnaście tysięcy dziewięćset osiemdziesiąt osiem złotych 00/100)
W tym:
– koszty bieżące: 416 988,00 zł (czterysta szesnaście tysięcy dziewięćset osiemdziesiąt osiem złotych 00/100)
– koszty inwestycyjne 0,00 zł
Wartość wkładu własnego 4 212,00 zł (cztery tysiące dwieście dwanaście złotych)
W tym:
– wkład niefinansowy osobowy 0,00 zł
– wkład finansowy ze źródeł niepublicznych 4 212,00 zł (cztery tysiące dwieście dwanaście złotych)
– wkład finansowy ze źródeł publicznych innych niż PFRON 0,00 zł

IV. WYTYCZNE DLA I ZAKRES PRAC AUDYTORA:

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

audycie zewnętrznym – należy przez to rozumieć przeprowadzony przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Jednostki audytowanej, ogół działań, prowadzący do uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny realizacji zadania/projektu pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, a także przejrzystości i jawności;

gospodarności – należy przez to rozumieć zgodność realizacji zadania/projektu z zasadami efektywnego gospodarowania, tj.: oszczędności (minimalizacja kosztów prowadzonych działań, przy zachowaniu wymaganej jakości), wydajności (maksymalizacja produktów, o określonej jakości, możliwych do osiągnięcia przy danych nakładach, lub minimalizacja nakładów dla osiągnięcia danych produktów, o określonej jakości), skuteczności (stopień zgodności pomiędzy zamierzonymi a faktycznymi skutkami działalności);

jawności – należy przez to rozumieć zakres udostępniania do PFRON danych i informacji dotyczących realizowanego zadania/projektu;

legalności – należy przez to rozumieć zgodność z obowiązującymi w badanym okresie przepisami prawa (konstytucji, ustaw, ratyfikowanych umów międzynarodowych, rozporządzeń, aktów prawa
miejscowego) oraz przepisów wewnętrznych;

PFRON – należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

przejrzystości – należy przez to rozumieć, w szczególności, prawidłowość klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych, stosowanie obowiązujących zasad rachunkowości, prawidłowość prowadzenia sprawozdawczości;

rzetelności – należy przez to rozumieć wypełnianie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie; wypełnianie zobowiązań zgodnie z ich treścią; dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności;

umowie – należy przez to rozumieć umowę zawartą pomiędzy Wnioskodawcą a PFRON, dotyczącą dofinansowania kosztów realizacji zadania/projektu;

ustawie o rehabilitacji – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 426, z późn. zm.);

ustawie o rachunkowości – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, z późn. zm.);
ustawie Prawo zamówień publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, z późn. zm.); z zastrzeżeniem, iż z dniem 1 stycznia 2021 roku wchodzi w życie ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019);

wniosku – należy przez to rozumieć wniosek dotyczący finansowania w części lub w całości kosztów realizacji zadania/projektu, składany przez Wnioskodawcę do PFRON;

Wnioskodawcy, Jednostce audytowanej – należy przez to rozumieć podmiot, który uzyskał dofinansowanie ze środków PFRON na realizację zadania/projektu;

„Wytycznych” – należy przez to rozumieć „Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”.

V. ZAKRES AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO

Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach.
W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
– księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu;
– dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych;
– zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania; są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
Audyt obejmuje w szczególności:
1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
  a. weryfikację (na podstawie reprezentatywnej próby) oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym czy dowody księgowe spełniają warunki określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości oraz weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), wymaganych zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
  b. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
  c. sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
  d. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
  e. sprawdzenie, czy w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, f. sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT);
2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
4. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie;
5. o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz – w przypadku powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu – spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu; pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników;
6. o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z warunkami wskazanymi w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu;
7. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy;
8. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu;
9. sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte
Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MR i F z 2016 r. poz. 28).
Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu.

VI. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Usługę należy wykonać w terminie od dnia zawarcia umowy z Zamawiającym do 31 marca 2024 r., w siedzibie Zamawiającego.

VII. WYBÓR AUDYTORA

Zlecenie wykonania usługi audytu może być powierzone podmiotom, które posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, w zakresie w jakim ustawa Prawo zamówień publicznych zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania.
Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);
3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych;
4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego lub audytu wewnętrznego.
Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego zadania/projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania;
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia;
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
Zamawiający zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów, o których mowa w ust. 5, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zadania/projektu.
Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
1. Posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;
2. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
3. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt;
4. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;
5. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
6. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje;
7. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.

VIII. RAPORT/SPRAWOZDANIE Z AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO

Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
Raport/sprawozdanie (wraz z zaleceniami i opinią audytora), a także stanowisko Jednostki audytowanej:
1. przekazywane są do PFRON w terminie 7 dni od daty sporządzenia raportu/sprawozdania, a jeżeli Jednostka audytowana korzysta z prawa odniesienia się do raportu/sprawozdania – w terminie 7 dni od daty sporządzenia stanowiska Jednostki audytowanej, z zastrzeżeniem postanowień ust. 3,
2. archiwizowane są w dokumentacji dotyczącej zadania/projektu.
Z uwzględnieniem postanowień ust. 2 pkt 1 Wnioskodawca ma obowiązek złożenia do PFRON raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu najpóźniej łącznie ze sprawozdaniem końcowym z realizacji zadania/projektu, tj. do dnia 30.04.2024 r.
Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.

5. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny projektu i opracowuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zamieszczonymi:
https://www.pfron.org.pl/organizacje-pozarzadowe/projekty-i-konkursy-dlaorganizacjipozarzadowych/zadania-zlecane-aktualnie-realizowane-konkursy/siegamy-po-sukceskonkurs12021/dokumentacja-konkursowa/wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego/wytycznedotyczaceaudytu-zewnetrznego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-lub-w-calosci-ze-srodkowpfron-wramach-ustawy-o-rehabilitacji-zawodowej-i-spolecznej-oraz-zatrudnianiu-osobniepelnosprawnych/

IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferent powinien złożyć ofertę zgodną z wytycznymi zawartymi w niniejszym zapytaniu. Oferta powinna być:
-sporządzona z zachowaniem formy pisemnej po rygorem nieważności,
-sporządzona w języku polskim,
-opatrzona pieczątką firmową,
-posiadać datę sporządzenia,
-zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
-podpisana czytelnie przez wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji,
-powinna posiadać cenę netto i brutto wykonanej usługi
Oferta powinna zawierać:
1) Cenę brutto za przeprowadzenie audytu i przygotowanie raportu oraz warunki płatności.
2) Opis doświadczenia Wykonawcy wraz z wymaganymi załącznikami, w tym oświadczeniem o bezstronności, zgodnie z zapisami części VII zapytania.
W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą „za zgodność z oryginałem”, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką lub czytelnym podpisem.

X. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY:

Prosimy o przesłanie oferty pocztą, kurierem lub złożenie osobiście w biurze Zamawiającego Adres: 80-246 Gdańsk, ul. Pniewskiego 8, do dnia 31 stycznia 2024 r. do godziny 15.00 (decyduje data wpływu do biura)

XI. ZAŁĄCZNIKI:

Oświadczenie o bezstronności i niezależności.

XII. OSOBA UPOWAŻNIONA DO KONTAKTÓW

Mariola Stancel, Koordynator projektu tel. 503 909 987 e-mail: mariola.stancel@pzggdansk.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE NA PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO